Zatwierdzanie sprawozdania finansowego w organizacji

Wydaje się, że nadal wielu przedstawicieli zarządów organizacji pozarządowych nie zdaje sobie sprawy z odpowiedzialności, która wiąże się zarządzaniem organizacją. To właśnie na zarządzie (jako „kierowniku jednostki”) ciąży odpowiedzialność za to, by wszystko w organizacji przebiegało w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami prawa. Również za prowadzenie ksiąg rachunkowych i ich zgodność ze stanem faktycznym oraz potwierdzenie tego stanu w sprawozdaniu finansowym.

Z uwagi na powyższe warto dobrze zapoznać się z informacjami zawartymi w sprawozdaniu finansowym – tak, by mieć pewność, że to, co się podpisuje, jest rzeczywistym odwzorowaniem zdarzeń i stanu faktycznego.

W fundacji zarząd sporządza i zatwierdza sprawozdanie, w stowarzyszeniu – zarząd sporządza, a walne zebranie zatwierdza (lub komisja rewizyjna – to należy sprawdzić w statucie organizacji). Mimo zatem, że faktycznie sprawozdanie przygotowuje osoba zajmująca się księgowością, to zarząd jest traktowany jako „kierownik jednostki” je przygotowujący i tym samym – odpowiedzialny za dane, jakie w nim są zawarte.

Co zatem potwierdzamy podpisując sprawozdanie finansowe?

W rachunku wyników (lub rachunku zysków i strat) pokazujemy, jakie ponieśliśmy w danym roku obrotowym przychody i koszty. Warto zwrócić uwagę na kwoty wykazane w przychodach dotyczących działalności nieodpłatnej i odpłatnej pożytku publicznego. Należy pamiętać, że na działalności odpłatnej co do zasady organizacja nie powinna zarabiać, w związku z czym jej przychody i koszty (poza wyjątkowymi sytuacjami, jakie należy opisać szczegółowo w informacji dodatkowej) powinny być równe. Przyjrzeć się również należy bardzo dokładnie tym kosztom, które są ujęte w sprawozdaniu jako koszty administracyjne, czyli te, które nie służą bezpośredniej realizacji działań statutowych. Są to koszty obsługi ogólnej działalności organizacji (nie są przyporządkowane ani do żadnego realizowanego projektu z dotacji, ani do działalności odpłatnej).

W organizacjach, które realizują projekty międzynarodowe, należy pamiętać, że w polach dotyczących przychodów i kosztów finansowych powinny zostać ujęte kwoty różnic kursowych. Zrozumienie informacji zawartych w rachunku wyników ułatwiają objaśnienia dodane w informacji dodatkowej – czytając rachunek wyników warto zatem posiłkować się tym dokumentem. Zauważenie jakiejkolwiek niezgodności lub niejasności powinno zostać omówione i wyjaśnione przed wysyłką zatwierdzonego sprawozdania do urzędu skarbowego. Bilans obrazuje, jaki jest – najogólniej rzecz ujmując – stan posiadania organizacji na dzień bilansowy (czyli na koniec roku obrachunkowego).

 
Składa się z aktywów (majątek jednostki) i pasywów (źródła finansowania tego majątku). Zwróćmy uwagę, czy w aktywach trwałych  ujęte zostały wszystkie środki trwałe, jakie organizacja posiada, a w wartościach niematerialnych i prawnych – zakupione licencje, oprogramowania itp. W aktywach obrotowych szczególnie ważne dla organizacji pozarządowych są zwykle punkty dotyczące  należności krótkoterminowych i inwestycji krótkoterminowych. Te pierwsze to środki pieniężne, które organizacji należą się od jakiegoś podmiotu (przez czas krótszy niż 12 miesięcy). Może to być na przykład sytuacja, w której realizując działania odpłatne wystawiliśmy rachunek w grudniu, którego jednak partner jeszcze nie zapłacił i zrobi to w styczniu. Drugie to nic innego jak środki pieniężne znajdujące się w posiadaniu organizacji i w jej dyspozycji – czyli suma kwot zgromadzonych na kontach oraz w kasie, jeśli kasę organizacja prowadzi.

Pasywa obrazują, z czego finansowany jest majątek organizacji. Zasadniczo ważne są tutaj kwoty wykazane w pozycjach „Fundusz statutowy” oraz „Wynik finansowy netto za rok obrotowy”.  W pozycji „fundusz statutowy” wpisać należy kwotę środków (nadwyżki finansowej) organizacji, która zostanie wydana w nieokreślonym jeszcze czasie na cele statutowe. Stowarzyszenie może mieć tutaj kwotę równą „0”, natomiast fundacje mają obowiązek posiadania funduszu statutowego. W pozycji dotyczącej wyniku finansowego powinna znaleźć się kwota wynikająca z rachunku wyników (lub zysków i strat).

 
Inny punkt, któremu warto się przyjrzeć, to „zobowiązania krótkoterminowe”, czyli to, co organizacja musi opłacić (w terminie nie dłuższym niż 12 miesięcy) z tytułu zakupionych dóbr i usług. Znajdują się tutaj wszystkie powstałe w danym roku, a nieuregulowane przed jego zakończeniem zobowiązania.

 
Ważne miejsce w bilansie zajmują także „rozliczenia międzyokresowe przychodów”. Umieszczona tutaj zostaje informacja dotycząca na przykład wieloletnich dotacji, które organizacja już otrzymała, ale które wyda dopiero w przyszłym roku. Częsty błąd w organizacjach to ujmowanie tej kwoty jako kwoty przychodów, a w konsekwencji – kwoty wpływającej na zwiększenie wyniku finansowego danego roku, co nie jest prawdą. Oczywiście suma aktywów powinna równać się sumie pasywów. Zatwierdzone sprawozdanie finansowe oznacza, że rok obrachunkowy został zamknięty, sprawdzony i nie można dokonywać już żadnych zmian w księgach rachunkowych dotyczących tego zamkniętego roku.

Na zakończenie warto przypomnieć, że zarząd nie przegłosowuje podpisania sprawozdania finansowego i nie obowiązuje tutaj zasada większości. Może się zdarzyć, że w kilkuosobowym zarządzie jedna osoba nie jest pewna przedstawionych informacji lub – z nimi się nie zgadza. Mimo zatem, że pozostałe kilka osób uznaje przedstawione informacje za zgodne z prawdą i je podpisuje, ta jedna osoba może odmówić podpisania sprawozdania finansowego. Swoją decyzję musi jednak uzasadnić i przedstawić w oświadczeniu dotyczącym swojej decyzji. Oświadczenie takie musi mieć formę pisemną i zostać dołączone do sprawozdania finansowego, jako że stanowi jego integralną część.

Jolanta Kluba
Doradca dla organizacji pozarządowych