Tryb „małych grantów” – zasady, oferta i sprawozdanie

Procedura „małych grantów” – zasady.
Dotacja przyznawana tym trybem obwarowana jest warunkami:
• zadanie ma mieć charakter lokalny lub regionalny;
• wysokość dotacji nie może przekroczyć 10 tys. złotych (przy czym to organizacja decyduje czy jest to forma powierzenia czy wsparcia realizacji zadania publicznego);
• zadanie nie może trwać dłużej niż 90 dni;
• w jednym roku kalendarzowym jedna organizacja może dostać w tym trybie nie więcej niż 20 tys. złotych;
• z całej puli dotacji planowanej przez dany urząd na „małe granty” może być przeznaczone maksymalnie 20% środków.

W trybie uproszczonym ("małych grantów") ocena przebiega zwykle bardzo szybko. Wynika to z faktu, że nie ma obowiązku powoływania komisji konkursowej. Skraca to czas oceniania ofert. Organ administracji publicznej samodzielnie określa celowość realizacji zadania oraz rozpatruje uwagi, które każdy może zgłosić do oferty, ponieważ składane oferty są „upubliczniane”. W ciągu 7 dniu od wpłynięcia do urzędu, oferty są zamieszczana na 7 dni w Biuletynie Informacji Publicznej, na tablicy ogłoszeń oraz na stronie internetowej urzędu. Przez kolejne 7 dni każdy może do niej zgłosić uwagi. Po rozpatrzeniu uwag, urząd decyduje czy zawrzeć z organizacją umowę. Jeśli decyzja jest pozytywna umowa jest zawierana niezwłocznie.

Wzór oferty realizacji zadania w trybie „małych grantów”.
Formularz oferty jest znacznie uproszczony – w porównaniu z wymaganiami dotyczącymi otwartego konkursu ofert. Organizacja jest zobowiązana do podania kilku kluczowych informacji oraz wypełnić następujące pola:
• dane oferenta / oferentów
• opis zadania publicznego, w tym wskazanie celu realizacji zadania, miejsca realizacji zadania, wskazanie grup odbiorców, przewidywany wkład osobowy lub rzeczowy;
• zakładane rezultaty zadania;
• szacunkowa kalkulacja kosztów;
• oświadczenia na końcu oferty;
• podpis upoważnionych osób.

W kosztorysie nie ma podziału na kategorie kosztów (merytoryczne, koszty obsługi, inne koszty) oraz kolumny narzucające podanie sposobu kalkulacji każdego z kosztów. Kosztorys składa się z czterech kolumn:
• rodzaj kosztu;
• wartość kosztu (nazwa w tabeli: koszt całkowity);
• wysokość środków z dotacji (nazwa w tabeli: do poniesienia z wnioskowanej dotacji);
• wysokość wkładu własnego (nazwa w tabeli: do poniesienia ze środków finansowych własnych, środków pochodzących z innych źródeł, wkładu osobowego lub rzeczowego) – dla zadań w formie wspierania (czyli takich, gdzie obowiązkowy jest wkład własny).

Oferta nie przewiduje „rozbijania” wkładu własnego na poszczególne źródła finansowania zadania. Zatem organizacja składając taką ofertę, nie ma obowiązku podawania, skąd dokładnie będzie pochodził wkład własny – podaje się jedynie jego kwotę oraz wskazuje, które koszty i w jakiej wysokości zostaną z niego pokryte.

Jedynym załącznikiem składanym do oferty jest potwierdzona za zgodność z oryginałem kopia aktualnego wyciągu z rejestru lub ewidencji – ale dotyczy to tylko tych organizacji, które nie są zarejestrowane w Krajowym Rejestrze Sądowym. Organizacje posiadające wpis do KRS nie mają obowiązku – zgodnie z wzorem – załączać żadnych załączników.

Sprawozdanie z realizacji „małego grantu”.
Sprawozdanie jest lustrzanym odbiciem oferty. Przewidziano zatem miejsce na opisanie wykonanego zadania, wskazując przy tym osiągnięty cel, miejsce realizacji, grupy odbiorców oraz wykorzystany wkład własny.

Drugim punktem w sprawozdaniu jest opis rezultatów. Cały wzór sprawozdania zamyka zestawienie wydatków. Tabela opisująca wydatki w sprawozdaniu z realizacji „małych grantów” zawiera następujące pozycje:
• nazwa wydatku;
• numer dokumentu księgowego;
• data wystawienia dokumentu księgowego;
• łączna kwota wydatku;
• podanie wysokości kwoty wydatkowanej z dotacji;
• podanie wysokości kwoty wydatkowanej z wkładu własnego (nazwa w tabeli: wydatek poniesiony ze środków finansowych własnych, środków pochodzących z innych źródeł, wkładu osobowego lub rzeczowego);
• data zapłaty.

Warto zwrócić uwagę zwłaszcza na przedostatnią kolumnę w tabeli wydatków. Dotychczas organizacje nie były zobowiązane do podawania dokumentów, które poświadczają wydatki wkładu osobowego. Wzór sprawozdania zakłada, że należy udokumentować nie tylko wkład osobowy, ale również rzeczowy – o ile był kalkulowany w ofercie na realizację zadania.

Przed złożeniem oferty w trybie „małych grantów” do danego urzędu, należy zapoznać się z ewentualnymi specyficznymi uwarunkowaniami i zasadami, jakie obowiązują dla trybu „małych grantów”. I koniecznie należy zapoznać się z zapisami umowy.



Opracowała: Karolina Furmańska
Doradca dla organizacji pozarządowych