Porządki w ngo na koniec roku!

Wykorzystanie otrzymanej dotacji.
Przy korzystaniu przez organizację pozarządową z dotacji warunki dotyczące wydatkowania przekazanych środków finansowych są zwykle zapisane w umowie. Przed zakończeniem okresu realizacji dotacji warto zajrzeć do umowy dotacyjnej, by upewnić się, że jesteśmy w stanie wypełnić wszystkie zawarte w niej obowiązki.
Jeśli termin realizacji dotacji zbiega się z końcem roku, musimy poznać warunki rozliczenia kosztów i wydatków. Jeśli otrzymaliśmy dotację na okres kończący się 31 grudnia 2017 r., to możemy ponosić koszty tylko do końca roku. Zgodnie z ustawą o finansach publicznych (art. 151. ust. 2. pkt 3.) „termin wykorzystania dotacji, nie może być dłuższy niż do dnia 31 grudnia danego roku budżetowego”. Przykładem takiego kosztu, którego płatność tradycyjnie jest dokonywana w kolejnym miesiącu, są składki ZUS (do 15 dnia następnego miesiąca) czy podatku dochodowego od osób fizycznych (do 20 dnia następnego miesiąca). Jeśli więc np. wypłacimy wynagrodzenia z tytułu umowy zlecenie w grudniu, to mamy obowiązek zapłaty podatku dochodowego do 20 stycznia.

W przypadku projektów realizowanych ze środków rządowych i w większości przypadków środków samorządowych, tylko koszty zapłacone do 31 grudnia będą uznane za kwalifikowane. Tak więc wszystkie faktury i rachunki dotyczące kończącego się projektu muszą wpłynąć do organizacji i być zapłacone jeszcze w grudniu.

Termin zwrotu niewykorzystanej części dotacji
Może się zdarzyć, że nie uda nam się wykorzystać całej otrzymanej dotacji. W takiej sytuacji powinniśmy sprawdzić w umowie, w jakim terminie mamy obowiązek jej zwrotu na konto bankowe instytucji finansującej. W wypadku środków publicznych (np. samorządowych, FIO) termin wynika z ustawy o finansach publicznych (art. 151. ust. 2. pkt 6.) i wynosi „nie dłużej niż 15 dni od określonego w umowie dnia wykonania zadania”. Pamiętajmy jednocześnie o konieczności doliczenia odsetek ustawowych od zwracanej części dotacji (za cały okres przetrzymywania jej na koncie bankowym organizacji do dnia zapłaty).

Termin złożenia sprawozdania
Termin złożenia sprawozdania z realizacji zadania zwykle również jest zapisany w umowie. Przy umowach przekraczających okres jednego roku często wymagane jest sprawozdanie okresowe, np. za pierwszy rok realizacji projektu. Upewnijmy się, czy sprawozdanie takie mamy złożyć do 31 grudnia, czy też sporządzić je za okres do 31 grudnia, z późniejszym, ale zwykle też określonym terminem jego przesłania.
W przypadku umów o dofinansowanie ze środków publicznych, przeznaczonych na realizację zadania publicznego, termin złożenia sprawozdania końcowego wynosi 30 dni od daty zakończenia realizacji projektu. Tak więc jeśli projekt kończy się 31 grudnia 2017 roku, to termin złożenia rozliczenia końcowego przypada najpóźniej 30 stycznia 2018 r.

WAŻNE CZYNNOŚCI ZWIĄZANE Z KOŃCEM ROKU:

1. REALIZACJA ZADAŃ PUBLICZNYCH:
•Zapłacić należne urzędom składki ZUS i podatki, w tym pamiętać o opłaceniu podatków i składek za grudniowe wynagrodzenia opłacane z pieniędzy publicznych.
•Weryfikacja, czy organizacja zapłaciła wszystkie swoje zobowiązania (rachunki, faktury).
•Weryfikacja, czy koszty poniesione w czasie realizacji projektu zgadzają się z planowanym kosztorysem - przeksięgować niezgodne z planem wydatki. Jeśli to jeszcze możliwe, poprosić grantodawcę o zgodę na zmianę.
•Wydać pieniądze z dotacji! Zweryfikować, czy zostały zapłacone wszystkie faktury
i rachunki związane z realizacją zadań, które kończą się w grudniu.

2. FUNDACJE – złożenie sprawozdania do właściwego ministra z działalności fundacji za poprzedni rok (2016) – do 31.12.2017. Chyba, że fundacja posiada jednocześnie status organizacji pożytku publicznego OPP) i jako OPP złożyła już sprawozdanie, to wtedy nie wysyła sprawozdania do ministra.

3. STOWARZYSZENIA - przypomnienie członkom o opłaceniu składek.

4. Organizacje prowadzące działalność odpłatną pożytku publicznego - sprawdzenie rozliczeń działań prowadzonych w ramach działalności odpłatnej, czyli weryfikacja, czy koszty i przychody się bilansują.

5. Zrobić inwentaryzację kasy! Sprawdzić na dzień 31 grudnia, czy ilość gotówki w kasie zgadza się z ostatnim raportem kasowym.

6. Zrobić weryfikację sald na rachunku bankowym! Czy stan kont bankowych
w zestawieniach księgowych zgadza się z ostatnim wyciągiem bankowym.

7. Podziękować członkom, pracownikom, współpracownikom, wolontariuszom oraz partnerom.


Opracowała
Karolina Furmańska
Doradca dla organizacji pozarządowych

ARTYKUŁ DO WYDRUKU