Oferta realizacji zadania publicznego – część finansowa (kosztorys)

W ofercie realizacji zadania publicznego kosztorys obejmuje trzy tabele, które jednak nierzadko przysparzają wielu problemów wypełniającym. Jak zatem należy wypełnić finansową część oferty realizacji zadania publicznego?

Koszty realizacji zadania przedstawiamy w trzech tabelach. Pierwsza z nich obejmuje podział ze względu na rodzaj kosztów, druga ma na celu ukazanie kosztów w podziale na źródła dofinansowania, trzecia natomiast stanowi tabelę opcjonalną i wypełniania jest wówczas, gdy zadanie  dofinansowane jest także z innego źródła publicznego.

TABELA 1. Kosztorys ze względu na rodzaj kosztów
Jest to właściwie najważniejsza część kosztorysu. Tutaj dokładnie zostają wskazane wszystkie koszty, sposób ich obliczenia oraz źródło, z jakiego będą pokryte. W ofercie wyodrębnione zostały trzy kategorie kosztów: merytoryczne, obsługi zadania oraz wyposażenia i promocji.

Koszty merytoryczne to koszty związane bezpośrednio z uczestnictwem odbiorców w projekcie. Zostały one określone jako koszty bezpośrednio związane z celem realizowanego zadania publicznego. Tutaj zwykle mieści się zdecydowana większość niezbędnych wydatków.

 
Jeśli zadanie obejmuje realizację szkoleń/ warsztatów, w kosztach tych możemy ująć wynajem sal, wynajem odpowiedniego sprzętu (np. rzutnika), catering dla uczestników szkoleń/ warsztatów, materiały szkoleniowe, a także wynagrodzenie dla osoby, która te warsztaty prowadzi. Jeśli natomiast realizowany będzie koncert, wpisać można np. nagłośnienie (lub wynajem sali z nagłośnieniem), wynagrodzenie dla solistów, wynagrodzenie dla konferansjera, wydruk programów itp. Jako kryterium zakwalifikowania kosztów do tej kategorii powinno być stosowane odwołanie się do celu, jakiego realizacji służyć ma dane zadanie (projekt).

Koszty obsługi zadania to wszystkie te, które wprawdzie nie są związane z bezpośrednim uczestnictwem adresatów, ale są niezbędne, by zadanie sprawnie realizować. Standardowo mieszczą się tutaj koszty koordynacji oraz koszty obsługi finansowej/ księgowej. Można również uwzględnić koszty biurowe (czynsz za biuro, media, telefon, Internet), a także koszty obsługi prawnej projektu.

Inne koszty, w tym koszty wyposażenia i promocji obejmują przede wszystkim to, co służy rozpowszechnianiu informacji o projekcie. Mamy zatem tutaj miejsce na ujęcie kosztów zaprojektowania i wydruku plakatów i ulotek, ich dystrybucji, koszt umieszczenia reklamy itp. Są to także wszelkie inne koszty, które są poboczne w stosunku do realizacji projektu. Dla przykładu: Jeśli celem naszego zadania jest (m.in.) realizacja warsztatów, wówczas koszt wydruku będzie można umieścić w kategorii kosztów merytorycznych (będzie obejmował wydruk materiałów warsztatowych właśnie). W przeciwnym wypadku umieścić należy go w kategorii „Inne koszty”.

W przypadku każdego kosztu należy podać jednostkę (rodzaj miary), w jakiej będzie on obliczany. I tak np. catering zwykle jest obliczany w zależności od liczby osób, ale może się zdarzyć, że impreza będzie otwarta i trudno będzie określić i udokumentować liczbę uczestników. Wówczas można po prostu wpisać usługę cateringową jako całość, zaś w miejscu pod trzecią tabelą „Uwagi, które mogą mieć znaczenie przy ocenie kosztorysu” należy wyjaśnić, dlaczego przyjęto taki sposób obliczania i co wejdzie w skład tak obliczonego cateringu.

Koszty koordynacji liczymy najczęściej w miesiącach trwania projektu, koszt obsługi finansowej podobnie. Istotne jest, że nie ma jednej określonej zasady – nie jest ważne, czy pracę koordynatora ujmiemy w miesiącach trwania projektu czy po prostu jako jedno zadanie/ zlecenie. Określanie jednostek miary oraz podawanie ich liczby ma na celu uczynienie kosztorysu przejrzystym i czytelnym.

Uwzględniając cenę jednostkową i liczbę jednostek obliczamy wartość danego kosztu. Wpisujemy ją w kolumnę Koszt całkowity (w zł). Następnie ten koszt całkowity musimy podzielić na część finansowaną z dotacji, środków własnych lub innych źródeł oraz część pokrywaną w ramach wkładu osobowego, czyli pracy wolontariuszy. Suma tych trzech ostatnich kolumn musi być równa kolumnie Koszt całkowity (w zł).

O czym warto pamiętać przy wpisywaniu kosztów realizacji zadania?
Przede wszystkim o tym, że koszty te muszą łączyć się z opisem projektu (zwłaszcza z wskazanymi i scharakteryzowanymi działaniami podejmowanymi w ramach projektu), muszą z tego opisu wynikać. Oznacza to, że jeśli realizowane będą warsztaty dla uczestników, w ich opisie należy uwzględnić  rodzaj zajęć i charakter wykonywanych na nich czynności tak, by jasne były koszty materiałów szkoleniowych/ warsztatowych ujęte w kosztorysie. Jeśli np. projekt obejmuje organizację konferencji, musi ona zostać opisana na tyle dokładnie, by wszystkie jej koszty (np. catering, materiały konferencyjne, dodatkowy sprzęt – rzutnik, ekran itp., wynagrodzenie moderatora) były oczywiste (czyli nie wystarczy informacja, że zostanie zrealizowana konferencja, ale warto dodać, ile będzie trwała, ile osób wystąpi, ile weźmie tzw. bierny udział, czy jest potrzebny moderator itp.). Wszystkie koszty, jakie znajdą się w kosztorysie, muszą wynikać z opisu działań.

Drugą istotną kwestią jest, by ująć w kosztorysie wszystkie koszty realizacji zadania. Bardzo często zdarza się, że organizacja pomija np. koszt koordynacji zadania uznając, że zrobi to we własnym zakresie. Tymczasem koszt ten powinien znaleźć się w tabeli z co najmniej dwóch powodów. Po pierwsze dlatego, że stanowić może wkład własny osobowy, czyli określi w pewien sposób potencjał organizacji i może wpłynąć dodatnio na ocenę oferty (niższy % udział dotacji w kosztach całkowitych zadania). Po drugie zaś z uwagi na fakt, że pominięcie kosztu tak ważnego, jak koordynacja, może skłonić oceniających do zastanowienia się, czy organizacja faktycznie będzie w stanie zrealizować projekt i czy jest on przemyślany. W przypadku innych kosztów sytuacja jest analogiczna: jeśli znajdują się w kosztorysie ulotki i plakaty, należałoby uwzględnić kogoś, kto je będzie dystrybuował (wkład osobowy) lub koszty ich rozesłania (wkład własny finansowy lub wkład z innych źródeł).

Trzecia kwestia niezmiernie ważna to fakt, że w kosztach tych nie ma możliwości uwzględnienia wkładu rzeczowego. Często organizacja podejmując się realizacji konkretnego projektu, posiada część rzeczy do jego wykonania. Może to być użyty sprzęt, ale także miejsce (sala, lokal). Równie często taki sprzęt bądź salę zapewnia tejże organizacji partner – formalny bądź nie. I wówczas błędnie taka użyczona sala zostaje wykazana jako „wkład z innych źródeł”. Tymczasem takie bezpłatne użyczenie należy ująć w punkcie Zasoby rzeczowe oferenta przewidywane do wykorzystania przy realizacji zadania.  Wkład rzeczowy nie znajduje odzwierciedlenia w kosztorysie zawartym we wzorze oferty, nie może być także traktowany jako wkład z innych źródeł, bo rubryka ta dotyczy tylko wkładu finansowego. Aby zaś wydatek zeń został sfinansowany, środki pieniężne muszą zostać wydatkowane przez oferenta (oferentów).

Dla przykładu: jeśli mamy bezpłatnie użyczoną przez firmę X salę wykładową, nie ujmujemy jej w kosztorysie, a wpisujemy w zasoby rzeczowe (z informacją, że będzie bezpłatne użyczenie). Jeśli natomiast firma X da pieniądze, z których opłacimy wynajem Sali (nawet od firmy X), wówczas można je wykazać jako wkład finansowy z innych źródeł (i tym źródłem będzie darowizna od osoby prawnej).

Czwarta wreszcie istotna zasada dotyczy wysokości kosztów. Koszty za wysokie sprawią, że zadanie zostanie ocenione jako nieefektywne, przez co straci szansę na uzyskanie dofinansowania. Podstawową zasadą jest odwoływanie się do aktualnych cen rynkowych za realizację określonej czynności lub oparcie się na doświadczeniu organizacji lub współtworzących ją osób i użycie stawki tożsamej lub zbliżonej do zastosowanej przy wcześniejszym projekcie (projektach).

TABELA 2. Przewidywane źródła finansowania zadania publicznego
Ta tabela jest sporządzana na podstawie informacji zawartych w TABELI 1. Obejmuje kwoty wykazane w punkcie IV Ogółem TABELI 1. Kwoty w Tabelach 1 i 2 muszą być jednakowe. Na podstawie wyliczonych kwot należy obliczyć odpowiednie wartości procentowe.

TABELA 3. Finansowe środki z innych źródeł publicznych
Tutaj wypełnić pola należy tylko i wyłącznie wtedy, gdy dane zadanie jest dofinansowane w części przez inny organ administracji publicznej. Dotyczy dwóch sytuacji: gdy dofinansowanie takie jest już przyznane lub – gdy został złożony wniosek o takie dofinansowanie i w chwili składania oferty jest on rozpatrywany. Oczywiste jest zatem, że tabela ta zostanie wypełniona tylko w przypadku, gdy oferta dotyczyć będzie wspierania zadania.

Na zakończenie warto jeszcze przypomnieć, że kosztorys jest jednym z ważniejszych elementów oferty. Nawet przy zaplanowanych bogatych działaniach w projekcie i ich dokładnym uzasadnieniu trudno będzie otrzymać środki, jeśli przeszacujemy koszty zadania lub nie uwzględnimy ich części. W wielu przypadkach swoistym probierzem jest dzielenie kosztów na liczbę uczestników i określanie, czy koszt udziału uczestnika nie jest np. za wysoki. Dlatego też zawsze warto pamiętać o podawaniu liczby adresatów zadania publicznego – nawet wówczas, gdy możemy to zrobić jedynie w przybliżeniu.

Jolanta Kluba  
Doradca dla organizacji pozarządowych