Koniec roku w organizacji pozarządowej – terminy i obowiązki

1.Projekty
Większość realizowanych ze środków publicznych projektów to projekty jednoroczne, kończące się wraz z  rokiem kalendarzowym. Przed 31 grudnia warto sprawdzić, czy zostały opłacone wszystkie faktury i rachunki, czy od wynagrodzeń opłacono pochodne oraz czy środki są wydatkowane zgodnie z budżetem, czy jednak należy złożyć – jeśli to możliwe
– aktualizację kosztorysu. Pomoże to również wykryć ewentualne wydatki niezrealizowane oraz wydatkować środki, które jeszcze nie zostały wydane. Wydatki poniesione w styczniu (nawet jeśli będą to składki ZUS lub podatek) zostaną uznane za niekwalifikowalne.

2.Długi, zobowiązania
Przed końcem roku warto się upewnić, że zostały zapłacone wszystkie faktury i rachunki dotyczące kończącego się roku. Istotne jest również rozliczenie zaliczek (przekazanych wolontariuszom, pracownikom), a także uregulowanie wszelkich zobowiązań o charakterze publicznoprawnym (urząd skarbowy, ZUS).

3.Należności
To również moment na to, by skontrolować, czy na konto wpłynęły wszystkie środki od naszych kontrahentów (odbiorców naszych usług).

4.Przeksięgowanie kosztów
Często zdarza się, że wstępnie zakwalifikowane na poczet realizacji danego projektu koszty nie zostały jednak w całości rozliczone w tym projekcie bądź też zwyczajnie się pomyliliśmy i nie mieszczą się w naszym budżecie. Dokonując kontroli budżetów projektów, pamiętajmy również zawczasu o przeksięgowaniu tych kosztów (by księgi rachunkowe odzwierciedlały to, co widnieje w sprawozdaniach z realizacji projektów).

5.Fundacje – sprawozdania merytoryczne z działalności za rok poprzedni
Koniec roku kalendarzowego to czas składania sprawozdań merytorycznych przez fundacje. Każda z fundacji wysyła do ministra sprawującego nad nią nadzór (zgodnie ze statutem) sprawozdanie z działalności za rok poprzedni.

6.Stowarzyszenia – składki członkowskie za rok bieżący
Członków każdego stowarzyszenia obowiązuje opłacanie składek. Jeśli nie wynoszą one 0,00zł (bo sytuacja taka jest możliwa), warto przed 31 grudnia sprawdzić, czy na pewno wszyscy je opłacili – tak, by ich konta nie wykazywały zaległości.

7.Rozliczenie działalności odpłatnej
Organizacje pozarządowe prowadzące działalność odpłatną pożytku publicznego powinny również przed końcem roku kalendarzowego przeliczyć przychody z niej i koszty i sprawdzić, czy się bilansują. Pamiętajmy, że poza naprawdę wyjątkowymi przypadkami działalność odpłatna nie powinna prowadzić do powstania nadwyżki przychodów nad kosztami.

8.Stan kasy
Mimo że grantodawcy tego nie lubią, a w wielu umowach dotacyjnych jest wprost zapisany zakaz dokonywania wydatków gotówkowych, trudno wyobrazić sobie funkcjonowanie organizacji pozarządowej bez kasy. Wiele drobnych wydatków, przyjmowanie składek członkowskich, wypłacanie i rozliczanie zaliczek dla wolontariuszy – najczęściej odbywa się właśnie w trybie gotówkowym. Wraz z końcem roku bilansowego (który w zdecydowanej większości podmiotów pokrywa się z rokiem kalendarzowym) należy zrobić inwentaryzację i sprawdzić, czy stan gotówki w kasie zgadza się ze stanem końcowym wykazanym w ostatnim raporcie kasowym.

9.Salda na rachunkach bankowych
Salda na rachunkach bankowych powinny odpowiadać tym, jakie wykazują odpowiadające im konta księgowe. Ewentualne rozbieżności należy również wyjaśnić przed końcem roku.

10.Odpowiedzialność
Za prawidłowość funkcjonowania organizacji, w tym m.in. prowadzenie ksiąg rachunkowych, księgowe zamknięcie roku, kompletność posiadanej dokumentacji finansowej i niefinansowej, terminowość spraw związanych z realizacją projektów, ich rozliczenie odpowiada zarząd organizacji.

 
Jolanta Kluba
Doradca dla organizacji pozarządowych